Hồ sơ du học là yếu tố then chốt để xin được visa và nhập học tại Nhật Bản. Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, ấn tượng và chính xác không chỉ giúp bạn nổi bật giữa hàng ngàn ứng viên khác mà còn chứng minh sự nghiêm túc, khả năng và sự phù hợp của bạn với chương trình học và môi trường mới.
Việc chuẩn bị hồ sơ du học đòi hỏi sự đầu tư thời gian, công sức và tính tỉ mỉ. Bởi chỉ cần một chi tiết sai lệch nhỏ cũng có thể khiến cả hành trình phải dừng lại, cho nên bạn cần phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng thời điểm để nắm chắc cơ hội thành công của mình.
Để giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tiến trình làm hồ sơ được diễn ra suôn sẻ, Viet Global sẽ chia sẻ bài hướng dẫn chi tiết về việc chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản, đặc biệt phù hợp với những học sinh lần đầu làm hồ sơ.
Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản từ A đến Z
1/ Hồ sơ học tập
Hồ sơ học tập là phần quan trọng bậc nhất trong bộ hồ sơ du học Nhật. Nó không chỉ thể hiện trình độ học vấn mà còn được dùng để đánh giá tính nhất quán trong quá trình học tập của bạn, đây là điều kiện bắt buộc để trường Nhật xem xét cấp giấy mời học và nộp hồ sơ xin COE cho bạn.
Việc chuẩn bị đầy đủ và trung thực về hồ sơ học tập sẽ giúp bạn tránh bị yêu cầu bổ sung, thậm chí bị từ chối COE từ Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản.
Danh sách tài liệu học tập cần có
| STT | Tài liệu | Ghi chú |
| 1 | Bằng tốt nghiệp THPT | Nếu bạn chưa nhận bằng, có thể nộp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời |
| 2 | Học bạ THPT (bảng điểm 3 năm lớp 10, 11,12) | Nộp bản gốc hoặc bản photo công chứng, có xác nhận của trường |
| 3 | Bằng cấp và bảng điểm cao đẳng / đại học (nếu có) | Nếu bạn đã tốt nghiệp một cấp học cao hơn thì vẫn cần nộp đầy đủ |
| 4 | Giấy chứng nhận trình độ tiếng Nhật (nếu có) | Các chứng chỉ như JLPT N5 – N2, Nat-Test, J-Test, TopJ… có thể giúp tăng cơ hội nhận học bổng hoặc được miễn giảm kỳ học tiếng tại Nhật |
| 5 | Thư giới thiệu hoặc thư tự giới thiệu (shiboudouki) | Một số trường yêu cầu học sinh nêu rõ lý do du học, định hướng học tập và công việc sau này |
Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ học tập
– Toàn bộ hồ sơ cần dịch thuật công chứng sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh tùy theo yêu cầu của trường.
– Bảng điểm phải được trình bày rõ ràng, có dấu mộc đỏ của trường và phòng giáo dục (nếu cần).
– Thư tự giới thiệu nên viết bằng tiếng Nhật (hoặc tiếng Anh nếu trường yêu cầu), thể hiện rõ mục tiêu và cam kết học tập nghiêm túc.
2/ Hồ sơ cá nhân
Hồ sơ cá nhân là phần giấy tờ giúp xác nhận danh tính, nhân thân, tình trạng pháp lý và quốc tịch của bạn. Mặc dù có thể dễ chuẩn bị hơn so với hồ sơ học tập hay tài chính, nhưng chỉ cần sai sót nhỏ trong thông tin cá nhân cũng có thể khiến hồ sơ của bạn bị trì hoãn hoặc bị từ chối.
Danh sách giấy tờ cá nhân được yêu cầu
| STT | Giấy tờ | Ghi chú |
| 1 | Hộ chiếu (passport) | Phải còn hạn ít nhất 12 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ (nếu chưa có, nên làm càng sớm càng tốt) |
| 2 | Căn cước công dân | Dùng để đối chiếu thông tin nhân thân và làm căn cứ dịch thuật các giấy tờ liên quan |
| 3 | Giấy khai sinh | Nộp bản photo công chứng, có thể yêu cầu bản dịch tiếng Nhật hoặc tiếng Anh |
| 4 | Ảnh thẻ (khổ 3×4 và 4.5×4.5) | – Mặc áo có cổ, chụp trên nền trắng, nghiêm túc, rõ mặt
– Dùng để dán vào hồ sơ xin COE, visa và hồ sơ nhập học – Nên chuẩn bị 10 – 15 tấm để dùng cho nhiều mục đích khác nhau |
| 5 | Giấy xác nhận dân sự (hoặc giấy xác nhận nhân thân) | Do công an xã / phường cấp, xác nhận bạn không có tiền án tiền sự |
| 6 | Hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú của gia đình | Theo mẫu |
Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ cá nhân
– Tất cả giấy tờ cá nhân nên được photo và công chứng từ 1 – 2 bản. Sau đó dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh theo yêu cầu của trường / trung tâm tiếp nhận hồ sơ.
– Thông tin trên hộ chiếu, giấy khai sinh và học bạ cần thống nhất tuyệt đối. Nếu tên trên hộ chiếu và giấy khai sinh khác nhau (ví dụ thiếu dấu, khác cách viết), cần làm giấy xác nhận tên hoặc điều chỉnh từ sớm.
– Ảnh thẻ phải mới chụp trong vòng 3 – 6 tháng và đúng theo quy chuẩn ảnh visa Nhật (khác ảnh hộ chiếu thông thường).
3/ Hồ sơ tài chính
Chứng minh tài chính không chỉ là yêu cầu của trường Nhật mà còn là điều kiện chính yếu để được cấp visa, cho thấy bạn đủ khả năng chi trả học phí và chi phí sinh hoạt tại Nhật. Dù bạn có học lực tốt hay tiếng Nhật khá, nhưng nếu không chứng minh được khả năng tài chính ổn định, thì nguy cơ hồ sơ bị từ chối COE hoặc trượt visa vẫn rất cao. Bởi lẽ, chính phủ Nhật và các trường muốn đảm bảo rằng du học sinh có đủ điều kiện để chi trả chi phí học tập, sinh hoạt mà không trở thành gánh nặng xã hội.
Danh sách giấy tờ chứng minh tài chính
| STT | Giấy tờ | Ghi chú |
| 1 | Sổ tiết kiệm | – Số tiền tối thiểu từ 500 – 700 triệu VND
– Nên gửi trước ngày nộp hồ sơ ít nhất 3 tháng – Sổ đứng tên người bảo lãnh tài chính (thường là bố mẹ, anh chị ruột) |
| 2 | Giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng | – Do ngân hàng cấp gần thời điểm nộp hồ sơ
– Trùng khớp số tiền với sổ tiết kiệm |
| 3 | Giấy tờ chứng minh thu nhập của người bảo lãnh | – Nếu là người làm công ăn lương: Hợp đồng lao động, sao kê lương 6 tháng gần nhất
– Nếu là hộ kinh doanh: Giấy phép đăng ký kinh doanh, tờ khai thuế – Nếu là nông dân, tiểu thương: Xác nhận thu nhập từ UBND xã / phường |
| 4 | Giấy tờ chứng minh quan hệ bảo lãnh | Giấy khai sinh, sổ hộ khẩu (cho thấy quan hệ cha – mẹ – con hoặc anh chị em ruột) |
Lưu ý đặc biệt khi chuẩn bị hồ sơ chứng mình tài chính
– Tuyệt đối không sử dụng hồ sơ tài chính giả, sổ tiết kiệm ảo hoặc tài khoản không rõ nguồn tiền. Nếu bị phát hiện, hồ sơ sẽ bị từ chối vĩnh viễn – ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch du học sau này.
– Trường hợp người bảo lãnh tài chính không phải là bố mẹ ruột, cần giải trình thêm lý do và quan hệ rõ ràng, đồng thời cam kết trách nhiệm tài chính với học sinh.
4/ Hồ sơ xin COE (giấy chứng nhận tư cách lưu trú)
Certificate of Eligibility (COE) là một loại giấy tờ do Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp, xác nhận bạn đủ điều kiện cư trú hợp pháp tại Nhật với tư cách du học sinh. Nếu không có COE, bạn sẽ không thể xin visa du học Nhật dù có thư mời nhập học hay đầy đủ các giấy tờ khác. Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ xin COE chính xác, đủ và đúng quy định có thể quyết định 70% – 80% khả năng được cấp visa.
Sau khi nộp hồ sơ đầy đủ cho trường bên Nhật, trường sẽ đại diện gửi hồ sơ lên Cục Xuất nhập cảnh để xin COE cho bạn.
Danh sách hồ sơ, tài liệu cần nộp để xin COE
| STT | Hồ sơ, tài liệu | Ghi chú |
| 1 | Hồ sơ học tập | Bằng cấp, học bạ, chứng chỉ tiếng Nhật (nếu có) |
| 2 | Hồ sơ cá nhân | Hộ chiếu, ảnh thẻ, giấy khai sinh, căn cước công dân |
| 3 | Hồ sơ tài chính | Sổ tiết kiệm, xác nhận số dư, thu nhập người bảo lãnh |
| 4 | Đơn xin nhập học và đơn xin COE | Theo mẫu trường Nhật cung cấp |
| 5 | Thư lý do du học (shiboudouki) và cam kết học tập (seiyakusho) |
– Tất cả giấy tờ phải được dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh và công chứng theo yêu cầu của trường.
– Thời điểm nộp hồ sơ thường rơi vào tháng 1, 4, 7 và 10 nên bạn hãy chuẩn bị trước ít nhất 4 – 6 tháng.
– Thời gian xét duyệt COE khoảng 4 – 8 tuần kể từ khi trường nộp hồ sơ lên Cục Xuất nhập cảnh.
– Kết quả được gửi về trường, sau đó trường chuyển COE bản gốc cho học sinh (thường qua EMS).
Lưu ý quan trọng về COE
– Nếu hồ sơ thiếu sót, bạn có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc bị từ chối COE. Trong trường hợp bị từ chối, học sinh cần đợi đến kỳ tuyển sinh tiếp theo (chậm 3 – 6 tháng).
– Tỷ lệ đậu COE phụ thuộc vào tính minh bạch tài chính, tính logic trong quá trình học và khả năng tiếng Nhật (có thể không bắt buộc nhưng là điểm cộng lớn).
5/ Hồ sơ xin visa
Sau khi nhận được COE từ phía trường Nhật, bạn sẽ bước vào giai đoạn cuối cùng là nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán Nhật Bản (Hà Nội) hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản (TP. Hồ Chí Minh). Đây là thủ tục bắt buộc để được cấp thị thực nhập cảnh hợp pháp vào Nhật với tư cách du học sinh. Quá trình này tuy ngắn hơn các bước trước đó, nhưng bạn vẫn cần chuẩn bị chính xác, đầy đủ và đúng thời hạn để tránh bị trả hồ sơ hoặc trì hoãn lịch bay.
Danh sách giấy tờ cần chuẩn bị để xin visa
| STT | Giấy tờ | Ghi chú |
| 1 | COE (giấy chứng nhận tư cách lưu trú) | Nộp bản gốc và bản photo |
| 2 | Giấy báo nhập học | Do trường bên Nhật cấp |
| 3 | Hộ chiếu | Nộp bản gốc, còn hạn ít nhất 12 tháng |
| 4 | Ảnh thẻ khổ khổ 4.5×4.5 | 01 ảnh, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng |
| 5 | Tờ khai xin visa du học Nhật | Theo mẫu (có thể tải từ website Đại sứ quán Nhật) |
| 6 | Căn cước công dân | Nộp bản photo |
| 7 | Sổ hộ khẩu (trong một số trường hợp) | Nộp bản photo công chứng |
– Lệ phí visa khoảng 650.000 – 750.000 VND tùy thời điểm.
– Thời gian xét duyệt visa thường từ 5 – 7 ngày làm việc, trừ ngày nghỉ và lễ Tết. Trong trường hợp cần xác minh thêm, thời gian xét có thể kéo dài.
– Học sinh cần nộp hồ sơ xin visa tại đúng khu vực theo hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú. Nơi nộp hồ sơ:
- Miền Bắc: Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội
- Miền Nam: Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh
Những điều đặc biệt cần chú ý khi chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản
Việc chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản tưởng như chỉ là sao kê, photo, công chứng, nhưng thực tế rất nhiều học sinh bị đánh rớt COE hoặc trượt visa vì những sai sót rất nhỏ. Để tránh mất thời gian, tiền bạc và cả cơ hội du học, bạn cần đặc biệt lưu ý một số điểm quan trọng.
1/ Thông tin trên các giấy tờ phải thống nhất tuyệt đối
Họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ thường trú… phải trùng khớp trên tất cả giấy tờ như hộ chiếu, học bạ, khai sinh, hồ sơ tài chính. Nếu có sự sai lệch nhỏ (chẳng hạn như thiếu dấu, viết tắt…), bạn cần làm giấy xác nhận thông tin từ địa phương để giải trình.
2/ Không sử dụng giấy tờ giả hoặc chỉnh sửa thông tin
Dù bị từ chối visa vì lý do học lực hoặc tài chính thì bạn vẫn có thể nộp lại vào kỳ sau, nhưng nếu dùng hồ sơ giả sẽ bị cấm nộp COE vĩnh viễn. Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản và Đại sứ quán có hệ thống đối chiếu rất nghiêm ngặt.
3/ Chuẩn bị hồ sơ ít nhất 4 – 6 tháng trước kỳ nhập học
Học kỳ tại Nhật thường bắt đầu vào tháng 1, 4, 7 và 10. Bạn cần bắt đầu làm hồ sơ từ 4 – 6 tháng trước đó. Việc chuẩn bị sớm giúp bạn có thời gian xử lý khi phát sinh vấn đề (có thể là thiếu chứng chỉ tiếng Nhật, bổ sung tài chính, điều chỉnh thông tin…).
4/ Cập nhật thông tin thường xuyên từ Đại sứ quán và trường Nhật
Yêu cầu hồ sơ có thể thay đổi theo từng thời điểm hoặc từng kỳ tuyển sinh. Bạn nên theo dõi thông báo chính thức từ Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam và trang tuyển sinh của trường bạn dự định nhập học.
5/ Nên nộp hồ sơ qua trung tâm có kinh nghiệm
Với những bạn lần đầu làm hồ sơ du học Nhật Bản, nên chọn trung tâm uy tín như VIET GLOBAL – nơi có đội ngũ chuyên viên tư vấn toàn diện về du học Nhật, chuyên xử lý hồ sơ xin học, COE và visa. Với sự hướng dẫn và hỗ trợ của trung tâm, bạn có thể tiết kiệm thời gian, đảm bảo hồ sơ đầy đủ và chuẩn xác, giúp tăng tỷ lệ đậu visa đến 99% ngay từ lần đầu nộp.
Liên hệ ngay với Viet Global để đơn giản hóa quy trình làm hồ sơ du học Nhật Bản!
ĐỂ LẠI THÔNG TIN BÊN DƯỚI ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ
– Hotline / Zalo: 0908 558 959
– Email: hcmc@hcv.edu.vn
